ANALISA HUBUNGAN ANTARA PERSAHAAN DENGAN SYSTEM INFORMASI AKUNTANSI

DISUSUN OLEH :

BOBBY INDRAWAN SAPUTRA

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BENGKULU

 

Kata Pengantar

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang limbah dan manfaatnya untuk masyarakan ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

  

                                                                                     Bengkulu, Desember  2017

  

                                                                                              Penyusun

Daftar Isi

Cover.............................................................................................................. i

Kata Pengantar............................................................................................. ii

Daftar Isi...................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1

1.Latar Belakang............................................................................................ 1

2.Rumusan Masalah........................................................................................ 1

3.Tujuan Penulisan.......................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN............................................................................. 2

1.Sistem Informasi Akuntansi........................................................................ 2

2.Perusahaan travel......................................................................................... 3

3.Peran SIA terhadap Perusahaan Travel....................................................... 4

4. Flowchart Sistem Penjualan....................................................................... 5

BAB III PENUTUP..................................................................................... 7

1.Kesimpulan.................................................................................................. 7

2.Saran............................................................................................................ 7

BAB I

 PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Setiap lembaga/instansi memiliki tujuan dan cita-cita di dalamnya, dalam proses pencapaian tujuan dan cita-cita tersebut maka diperlukan system operasional yang bagus, begitupun dengan system informasi akuntansi.

Maka dari itu sangat dibutuhkan Sistem Informasi akuntansi  perusahaan agar jalannya organisasi bisa stabil dan tujuan dan cita-cita perusahaan tersebut dapat dicapai, berangkat dari kesadaraan diatas maka saya angkat sebuah makalah yang berjudul “ANALISA HUBUNGAN ANTARA PERSAHAAN DENGAN SYSTEM INFORMASI AKUNTANSI” dalam rangka memenuhi tugas mata kulah Sistem Informasi Akuntansi.

2.      Rumusan Masalah

1.      Apa itu Sistem Informasi akuntansi?

2.      Mengapa Sistem Informasi Akuntansi sangat penting bagi perusahaan?

3.      Bagaimana Hubungan Sistem Informasi dengan Perusahaan?

3.      Tujuan Penulisan       

1.    Pembaca dapat mengetahui Sistem Informasi Akuntansi

2.    Menambah pengetahuan pembaca pada umumnya dan penulis khususnya

3.    Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informsi akuntansi

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Sistem Informasi akuntansi

Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menggunakan teknologi komputer untuk menyajikan informasi kepada para pemakainya dlm mengambil keputusan. Sistem informasi pada umumnya memiliki enam komponen utama yaitu :

Ø Masukan, meliputi data (seperti : data transaksi harian) serta metode dan media yang digunakan untuk memasukkan data tersebut

Ø Model, meliputi model logika matematik yang digunakan untuk mengolah data sehingga menghasilkan keluaran yang dikehendaki

Ø Keluaran, yaitu informasi yang bermutu yang dihasilkan dari proses pengoalahan, baik berupa laporan ataupun dokumen

Ø Blok Teknologi, berupa alat yang digunakan untuk menangkap masukan, menjalankan model & sistem informasi serta menghasilkan keluaran yang diinginkan

Ø Basis Data yaitu tempat menyimpan data yang digunakan untuk kebutuhan pemakai

Ø Pengendalian, berfungsi untuk melindungi sistem informasi dari segala macam hambatan / ancaman

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

Ø Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

Ø Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Ø Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Ø Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan

2.      Perusahaan Travel

Berkembangan bidang pariwisata di Indonesia menjadikan bisnis Jasa Transportasi Wisata menjadi bisnis yang cukup diminati untuk dikembangkan. Bisnis jasa travel merupakan salah satu jenis kegiatan usaha yang bergerak di bidang periwisata yang cukup dikenal di kalangan masyarakat umum. Fasilitas yang ditawarkan jasa ini di antaranya adalah sebagai penyedia jasa untuk mengatur perjalanan wisata ke berbagai daerah. Tidak hanya melayani perjalanan ke wilayah nusantara, banyak juga biro wisata yang mengatur wisata ke luar negeri.

Adapun beberapa cabang usaha jasa wisata perjalan yang didirikan di berbagai wilayah untuk mempermudah pelayanan untuk pelanggan. Kegiatan cabang biro wisata sama seperti kegiatan di kantor pusatnya. Sementara agen wisata sendiri adalah badan usaha yang menyelenggarakan kegiatan jasa travel. Jasa travel wisata juga memiliki beberapa perwakilan untuk mendukung bisnis wisata ini. Perwakilan jasa perjalanan meliputi:

Ø  Biro perjalanan yang bersifat umum,

Ø  Badan usaha lain Yaitu merupakan biro yang telah dipilih untuk melakukan kegiatan perjalanan baik sifatnya tetap atau sementara yang terletak di suatu wilayah

Ø  Agen travel.

3.      Peran Sia Pada Perusahaan Travel

Sistem informasi akuntansi menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain).memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.

Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:

Ø Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.

Ø Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.  (Sistem Personalia)

Ø Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, Wilayah pemekaran usaha, Penambahan tempat wisata, pengembangan Website, dan desain produk. (Sistem Manajemen dan Sistem Geografi)

Ø Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan dari kumpulan fasilitas untuk sebuah produk jasa yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi)

Ø Penjualan (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan dari kumpulan penjualan untuk seluruh produk jasa yang telah terjual untuk pelanggan. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi)

Sistem informasi akuntansi bersama-sama dengan sistem informasi lainnya menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.  Sistem informasi  akuntansi digunakan untuk pengukuran, analisis, dan memberikan informasi keuangan untuk membuat keputusan guna mencapai tujuan organisasi. Manajer juga menggunakan informasi tersebut untuk memilih, mengkomunikasikan, dan mengimplementasikan strategi.

Para manajer juga menggunakan informasi tersebut untuk mengkoordinasikan desain  produk, produksi, dan keputusan marketing. Informasi akuntansi manajemen meningkatkan pengambilan keputusan, memberi petunjuk pengembangan strategi, dan mengevaluasi strategi yang telah dijalankan, dan fokus pada usaha yang  berhubungan dengan pengembangan kinerja organisasi dan mengevaluasi kontribusi dan kinerja organisasi unit dan kinerjanya.

Sistem informasi akuntansi juga tak kalah penting untuk pihak diluar perusahaan karna  sebagai penghasil informasi dalam bentuk laporan keuangan yang berguna sebagai dasar penilaian dan analisa terhadap kondisi perusahaan. Pada peran ini sistem informasi akuntansi memberikan laporan keuangan yang akan kembali lagi membantu untuk para investor mengambil keputusan.

4.      Flowchart Sistem Penjualan

a.              Bagian Marketing 

Bagian ini adalah bagian dimana bertugas dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran produk perusahaan dalam hal ini adalah paket tour.

Bagian marketing harus merencanakan, menetapkan harga, menetapkan cara cara promosi dan mendistribusikannya kepada pelanggan yang potensial.

Bagian marketing bertugas memberikan dan mempresentasikan proposal paket tour kepada para customer. Setelah proposal di approve oleh cutomer, maka marketing membuat form order pemesanan yang dimana form ini akan  diproses oleh bagian operasional. Bagian marketing juga mengeluarkan invoice atas form order pemesanan yang sudah dikonfirmasi oleh bagian operasional, invoice ini berfungsi untuk dilakukan pembayaran down payment oleh customer. Pembayaran pelunasan dilakukan oleh customer H-7 sebelum pemakaian bus pariwisata dan marketing mengeluarkan kwitansi. Invoice dan Kwitansi berjumlah 2 rangkap dimana lembar ke – 1 untuk customer dan lembar ke – 2 untuk bagian keuangan.

b. Bagian Operasional

Bagian operasional adalah bagian dimana bertanggung jawab dalam pembuatan, reservasi, rekonfirmasi, pembatalan, penghitungan, kalkulasi harga paket tour serta penyusunan jadwal tour dari mulai berangkat, makan, istirahat, tempat bermalam, tempat wisata dan hingga kembali lagi ke tempat awal akan berangkat.

c.    Bagian Keuangan

Bagian keuangan adalah bagian terakhir dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Bagian keuangan memulai tanggung jawabnya setelah marketing mengeluarkan invoice untuk dilakukan pembayaran down payment oleh customer dan pembayaran pelunasan dilakukan oleh customer H-7 sebelum pemakaian bus pariwisata yaitu ketika marketing mengeluarkan kwitansi.

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Dengan ini dapat disimpulkan bahwa SIA sangatlah penting bagi perusahaan dan organisasi. SIA memiliki banyak peran penting dalam perusahaan, seperti memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, memperbaiki pengambilan keputusan, dan menciptakan keunggulan kompetitif.

Dari banyaknya fungsi-fungsi SIA terdapat 3 fungsi utama yang dibentuk SIA pada perusahaan selain digunakan untuk pengambilan keputusan juga terdiri dari, mengumpulkan dan menyimpan data transaksi, memproses data menjadi informasi yang dapat, serta melakukan kontrol terhadap aset perusahaan.

Informasi akuntasi yang dihasilkan SIA ada 2 yaitu Informasi Akuntansi Keuangan yang berbentuk laporan keuangan dan Informasi Akuntansi Manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan oleh perusahaan. Lingkup SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjulalan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagih kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji dan jam kerja.

2.      Saran

Kritik dan saran dari pembaca sangat diharapkan agar penulis dapat memperbaiki makalah ini menjadi lebih baik dikemudian hari.

Daftar Pustaka

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi ( Perusahaan Travel ) , Januari 2016 , 10:55 UTC [dikutip 19 Juni 2012].https://adityaramadhanim.wordpress.com/2015/01/16/penerapan-sistem-informasi-akuntansi-perusahaan-travel/(diakses 5 Desember 2017)

Sistem Informasi akuntansi, 3 Febuary 2017 https://sis.binus.ac.id/2017/02/03/sistem-informasi-akuntansi-2/  (diakses 5 Desember 2017)

Pengertian Jasa Transportasi Wisata,https://phillisbreen.wordpress.com/2014/08/25/pengertian-jasa-transportasi-wisata/(diakses 5 Desember 2017)

aKUNTANSI KEPRILAKUAN

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PERILAKU DALAM ORGANISASI

Perilaku organisasi membahas seluruh kegiatan organisasi yang di dalamnya terdapat, perilaku manusia, budaya, sosial dan sistem yang mendukung adanya organisasi tersebut. sehingga antara manusia dan organisasi dapat saling mempengaruhi.

Perilaku organisasi adalah bidang studi yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh individu, kelompok, dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi

Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. Sistem pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Berbagai struktur yang berbeda kita gunakan untuk menjalankan seluruh strategi dalam berbagai tipe organisasi;sebuah sistem pengendalian manajemen yang efektif harus dirancang agar bisa sesuai dengan struktur tertentu. Di

B.     FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan sebagaimana disebutkan di atas. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal, Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselarasan dengan tujuan perusahaan.

Faktor-faktor eksternal

Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi beroperasi. Contoh-Silicon Valley-suatu wilayah yang membentang sepanjang 30 mil dan selebar 10 ml di California utara-adalah salah-satu pusat utama penciptaan bisnis baru dan kesejahteraan dalam ekonomi Amerika Serikat. Daerah ini menarik perhatian orang-orang yang mempunyai kesamaan dalam karakteristik mereka, yaitu semangat kewiraswastaan keingingan untuk bekerja keras, ambisi yang tinggi dan kesukaan untuk bekerja dalam wilayah kerja yang informal. Dalam 50 tahun terakhir, Silicon Valley telah menciptakan perusahaan-perusahaan seperti Hewlett-Packard, Microsoft, Apple Computer, Sun Microsystems, Oracle, Cisco Systems dan intel. Bahkan setelah siklus sukses dan bangkrut, perusahaan lini lama dan perusahaandot com yang bertahan, tetap meningkatkan reputasi Silicon Valley sebagai pusat inovasi teknologi.

Faktor-faktor internal

Budaya

Faktor yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual. Contoh. Johnson & Johnson (J&J) memiliki budaya perusahaan yang kuat, sebagaimana ditunjukkan oleh kredo perusahaan. Seseorang tidak dapat sepenuhnya memahami dampak dari sistem pengendalian formal yang dipakai oleh J&J tanpa melihat kredo perilaku yang diterapkan perusahaan pada para pegawainya. Hal ini dengan nyata ditunjukkan pada saat terjadinya krisis kapsul Tylenol tahun 1982. Pada sat itu, tujuh orang tewas karena memakan kapsul Tylenol. J&J menarik seluruh kapsul Tylenol dari pasar AS, meskipun kapsul-kapsul yang beracun itu terjual di Chicago, diutak-atik di luar lokasi J&J, dan individu yang bertanggung jawab atas keracunan itu bukan pegawai J&J. Perusahaan tersebut juga melancarkan kampanye untuk memberikan informasi kepada ahli-ahli kesehatan dan masyarakat luas mengenai langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk mencegah kejadian serupa terulang di masa yang akan datang. Secara keseluruhan, J&J membelanjakan $100 juta untuk menanggapi krisis Tylenol. Pegawai-pegawai J&J berpendapat bahwa tindakan mereka selama terjadinya krisis berpijak pada keyakinan mereka terhadap kredo perusahaan, yang menekankan tanggung jawab perusahaan kepada masyarakat, meskipun hal tersebut akan berdampak negatif terhadap tingkat keuntungan perusahaan dalam jangka pendek.

Gaya Manajemen

Faktor internal yang barangkali memilki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan. Contoh. Ketika Reginald Jones diangkat sebagai CEO General Electric pada awal dasawarsa 1970-an, perusahaan itu merupakan perusahaan besar, multi-industri yang kinerjanya sangat baik di pasaran. Tetapi perusahaan tersebut memilki masalah tersendiri; skandal penetapan harga sehingga sejumlah eksekutif masuk penjara, diiringi dengan kekalahan perusahaan tersebut yang menyebabkan perusahaan mundur dari bisnis komputer. Gaya manajemen Jones sangatlah cocok untuk menerapkan disiplin ke perusahaan tersebut. Jones adalah orang yang formal, bermartabat, berbudi halus, cemerlang, serta memilki tekad dan kemampuan yang kuat untuk mendelegasikan wewenang. Dia melembagakan perencanaan strategi formal dan membangun salah-satu unit perencanaan strategis pertama kali dalam sebuah perusahaan besar.

Ketika Jones mengundurkan diri pada tahun 1980, dewan General Electric sengaja memilih Jack Welch, seseorang yang memiliki gaya manajemen yang sangat berbeda, untuk menggantikannya. Welch adalah orang yang lantang, tidak sabaran, bersifat informal dan memiliki jiwa wiraswasta. Kualifikasi seperti ini sangat cocok dalam era pertumbuhan pada dasawarsa 1980-an dan 1990-an. Tindakan-tindakan yang diambil oleh Welch antara tahun 1981 dan 1999-seperti akuisisi besar-besaran, peralihan dari usaha manufaktur ke bidang jasa, globalisasi secara cepat ke Eropa dan Asia, penerapan konsep-konsep seperti pelatihan dan kualitas Six sigma, integrasi internet ke dalam seluruh bisnis GE-semuanya menempatkan General Electric dalam jalur pertumbuhan yang sangat solid. Selama periode itu, tingkat penjualan GE meningkat empat kali lipat, dari $27 miliar pada tahun 1981 menjadi $1,6 miliar pada tahun 1998, atau keuntungannya meningkat enam kali lipat, dari $1,6 miliar pada tahun 1981 hingga $9,2 miliar pada tahun 1998. Sementara, harga saham GE meningkat 3.100 % dari $4,20 pada bulan Maret 1981 menjadi $133,75 pada November 1999-peringkat S&P 500 meningkat tiga kali selama periode yang sama.

Pada tahun 2001, ketika Jack Welch pension setelah 20 tahun mengabdi, Jeff Immelt dipilih sebagai presiden dan CEO. Immelt dilihat sebagai pemimpin yang terpercaya, ramah, dan disukai dengan latar belakang pengalaman di beberapa bisnis GE. Sementara Welch ditakuti dalam lingkungan GE, immelt malah dipuja-puja. Immelt berencana untuk menfokuskan GE pada penggunaan teknologi berorientasi pada konsumen, bauran bisnis, dan keanekaragaman manajemen untuk meningkatkab kinerja perusahaan yang paling berharga di dunia.

Organisasi Informal

Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengetahui arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.

Persepsi dan Komunikasi

Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.

Kerjasama dan Konflik

Garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak dalam bagan organisasi dicapai adalah dimana manajemen senior membuat keputusan dan mengkomunikasikan keputusan tersebut melalui hierarki organisasi ke manajer pada tingkat yang lebih rendah.Hal ini mengabaikan tujuan pribadi masing-masinng individu.

C.    SISTEM PENGENDALIAN FORMAL

Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa diklasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen (2) aturan-aturan.

1.      Aturan-aturan

Kita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Aturan-aturan itu beragam sifatnya mulai dari yang sangat remeh (misalnya, klip kertas hanya akan diberikan jika diminta melalui daftar permintaan yang ditandatangani secara resmi) hingga aturan yang sangat penting (contohnya pengeluaran modal lebih dari $ 5 juta harus mendapat persetujuan dewan direksi). Tidak seperti arahan-arahan yang bersifat implicit dalam jumlah anggaran, yang bisa berubah dari bulan ke bulan, hampir semua aturan biasanya bersifat jangka panjang; yaitu aturan-aturan tersebut akan selalu ada sampai aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi.

Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :

1)      Pengendalian fisik. Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.

2)      Manual. Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara geografis.

3)      Pengamanan sistem. Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.

4)      Sistem Pengendalian Tugas. Dalam Bab 1 dikatakan pengendalian tugas sebagai proses untuk menjamin agar tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien.Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan.Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomat,maka sistem otomat itu sendiri akan menyediakan sistem kendali tersendiri.

Proses Kendali Secara Formal

Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.

Gambar1. Proses Pengendalian Secara Formal

D.    TIPE-TIPE ORGANISASI

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.

2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.

3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

A.     Organisasi-organisasi fungsional

Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi. Kedua, jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. Sebagai contoh, departemen pemasaran mungkin ingin memenuhi kebutuhan konsumen untuk sejumlah tertentu dari suatu produk bahkan jika hal tersebut berarti kerja lembur untuk departemen produksi-dimana departemen produksi mungkin tidak rela menanggung biayanya. Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. Contoh. Pada tahun 2002, Deera & Co. diorganisasikan ke dalam empat unit bisnis: perlengkapan pertanian; perlengkapan konstruksi; perlengkapan konsumen; dan kredit. Karena beragamnya produk dan segmen konsumen yang dilayaninya, maka Deera & Co. tidak bisa menerapkan struktur fungsional.

B.     Unit-unit Bisnis

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah sebagai contoh, memastikan agar rencana departemen pemasaran bisa disesuaikan dengan kemampuan produksi-dan untuk menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul diantara fungsi-fungsi ini. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dari unit bisnis itu. Contoh. Unit-unit bisnis Nabisco menggunakan sistem distribusi yang berbeda untuk produk yang berbeda-beda pula. Sebagai contoh, unit biskuitnya menggunakan truk-truk dan bagian penjualannya sendiri, untuk secara langsung mengirimkan barang kepada pihak pengecer-sebuah pendekatan yang memakan banyak biaya, namun hal ini diyakini oleh pihak manajemen sebagai pendekatan yang dibenarkan dalam kaitannya dengan meningkatnya hubungan dengan konsumen dan pengendalian yang lebih melekat terhadap persediaan dan penjualan toko-toko tersebut.

Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Seorang manajer unit bisnis dituntut untuk bisa menunjukkan kewirausahaan yang sama seperti yang dipunyai oleh CEO dari perusahaan independen. Keuntungan lain dari tipe struktur ini adalah bahwa karena unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Kerugian dari unit bisnis ini adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis ini menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat.

Contoh. Dalam kelompok perusahaan pesawat terbang Boeing, rancangan dan pembuatan pesawat dibagi ke dalam lingkup produk pesawat berbadan kecil (737 dan 752) dan pesawat, berbadan lebar (747,767 dan 777). Akan tetapi, pembuatan komponen structural utama membutuhkan peranti-peranti mesin yang dikendalikan oleh komputer dalam jumlah yang sangat besar dan kecil. Hal tersebut dinilai terlalu mahal untuk diduplikasi pada setiap produknya. Malahan, sebuah unit pabrikasi sentral dibuat dan seluruh aktivitas pembuatan pesawat yang membutuhkan skala yang luas dan keterampilan yang tinggi ditempatkan di dalam unit pabrikasi sentral tersebut serta ditanggung oleh lintas satuan produk. Struktur ini merupakan campuran anara produk dan fungsi.

C.    Organisasi Matrik

Dalam organisasi matrik,manajer suatu proyek selain bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyeknya,juga bertanggung jawab terhadap unit-unit fungsional.Masalah pengendalian manajemen pada organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan dengan bentuk organisasi lainnya. Pengendalian akan sulit manakala tingkat keberhasilan suatu proyek atau program merupakan tanggung jawab dari beberapa manajer.

E.     FUNGSI CONTROLLER

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah Chief Financial Officer (CFO). Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian

2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.

3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.

5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

Relasi ke Jajaran Organisasi

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barangkali bertanggungjawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Kemungkinan-kemungkinan lainnya mencakup memonitor ketaatan pada batas-batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan integritas sistem pencatatan serta menjaga aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan.

Pengendali Unit Bisnis

Para pengendali bisnis mau tidak mau membagi loyalitas mereka.Pada suatu sisi,mereka berutang kesetiaan pada pihak pengendalian secara keseluruhan perusahaan,yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan.Pada satu sisi lain,mereka juga berutang kesetiaan pada para manajer di unit mereka,yaitu pihak yang diberi bantuan para stafnya.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Halim et al,Sistem Pengendalian Manajemen, Yogyakarta:UPP AMP YKPN,2000

Supriyono,R.A.,Sistem Pengendalian Manajemen,Yogyakarta : BPFE,Edisi 1,2000

Anthony Robert N. dan Vijay Govindarajan,Sistem Pengendalian Manajemen, Jakarta:  

   Terjemahan Salemba,2000